پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice) چیست؟چه مواردی در آن اهمیت دارد؟

پیش فاکتور، که در بازرگانی بین‌الملل به آن پروفرما اینویس (Proforma Invoice) گفته می‌شود، یکی از اسناد کلیدی در معاملات تجاری بین‌المللی است. این سند به عنوان اولین مدرک رسمی از طرف فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و اطلاعات دقیق و کاملی درباره معامله مورد نظر ارائه می‌دهد. در این مقاله، به بررسی کامل پیش فاکتور، تفاوت‌های آن با فاکتور فروش (Commercial Invoice)، و نکات مهمی که در تهیه و استفاده از آن باید مدنظر قرار داد، خواهیم پرداخت.

---

تعریف و اهمیت پروفرما اینویس

پروفرما اینویس چیست؟

پروفرما اینویس، به طور ساده، پیشنهادی از طرف فروشنده به خریدار است که شامل جزئیات کامل کالا، قیمت، شرایط تحویل، و سایر شرایط مربوط به معامله است. این سند معمولاً قبل از نهایی شدن قرارداد فروش و صدور فاکتور رسمی، برای خریدار ارسال می‌شود.

اهمیت پروفرما اینویس در بازرگانی بین‌الملل

در معاملات بین‌المللی، پروفرما اینویس به عنوان مبنای تدوین فرم ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی (Letter of Credit یا LC)، و تنظیم قرارداد فروش استفاده می‌شود. این سند نقش مهمی در تضمین صحت و شفافیت معاملات تجاری دارد و کمک می‌کند تا طرفین معامله به توافقات نهایی برسند.

---

عبارات رایج و معانی آنها

عبارات رایج در انگلیسی

در بازرگانی بین‌الملل، چندین عبارت برای اشاره به پروفرما اینویس استفاده می‌شود:

• Proforma Invoice
• Performa Invoice
• Preforma Invoice

این عبارات به معنای پیش فاکتور و با کاربرد مشابه استفاده می‌شوند و هر سه به درستی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مخفف PI

در زمینه بازرگانی خارجی، اصطلاح “PI” به معنی Proforma Invoice است و معمولاً به عنوان اختصار در مستندات و مکاتبات تجاری استفاده می‌شود.

---

تفاوت پروفرما اینویس و فاکتور فروش (Commercial Invoice)

پروفرما اینویس

اینویس، سند اولیه‌ای است که در آن توافقات نهایی میان خریدار و فروشنده مشخص می‌شود. این سند شامل اطلاعاتی چون قیمت، شرایط تحویل، و شرایط پرداخت است و به‌عنوان مبنای نهایی‌سازی قرارداد فروش و گشایش اعتبار اسنادی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

فاکتور فروش

Commercial Invoice، که پس از نهایی شدن قرارداد فروش صادر می‌شود، شامل جزئیات کامل فروش و مبلغ نهایی است که باید توسط خریدار پرداخت شود. فاکتور فروش معمولاً در چند نسخه و بر اساس محموله‌های مختلف صادر می‌شود، در حالی که اینویس معمولاً تنها در یک نسخه ارائه می‌شود.

---

نحوه تهیه و موارد مهم در پروفرما اینویس

موارد کلیدی که باید در پروفرما اینویس درج شوند:

1. اطلاعات فروشنده و خریدار: شامل نام، آدرس، و اطلاعات تماس هر دو طرف.
2. شماره و تاریخ پیش فاکتور: برای شناسایی و پیگیری سند.
3. توضیحات کامل محصولات: شامل نام، مشخصات، و ویژگی‌های کالا.
4. تعداد، قیمت واحد و تعداد کل: برای تعیین مبلغ کل معامله.
5. شرایط پرداخت: مشخص می‌کند که چگونه و چه زمانی پرداخت باید انجام شود.
6. زمان و شرایط تحویل: تاریخ و روش تحویل کالا.
7. محل تحویل: آدرس دقیق محلی که کالا باید تحویل داده شود.
8. مشخصات مارکینگ و شماره شناسایی وسیله حمل: شامل شماره‌های شناسایی و علامت‌گذاری‌ها.
9. وزن و حجم کالا: برای تعیین هزینه‌های حمل و نقل و گمرک.
10. بیمه: شامل شرایط و مبلغ بیمه کالا.
11. روش حمل و شرکت حمل: تعیین نحوه و شرکت حمل کننده.

نکات مهم در تهیه پروفرما اینویس

• تفکیک هزینه‌ها: هزینه حمل باید به‌طور جداگانه از هزینه کالا ذکر شود تا از مشکلات گمرکی و مالیاتی جلوگیری شود.
• تخفیف‌ها: تخفیف‌ها باید قبل از صدور Proforma Invoice مذاکره و توافق شده باشند، زیرا ذکر تخفیف در پروفرما ممکن است مشکلاتی ایجاد کند.
• اصالت سند: پروفرما اینویس باید به‌طور رسمی مهر و امضای فروشنده را داشته باشد تا اعتبار قانونی پیدا کند.

---

پروفرما اینویس در روش‌های پرداخت مختلف

اعتبار اسنادی (LC)

در روش پرداخت با اعتبار اسنادی، اینویس به‌عنوان یکی از اسناد ضروری برای گشایش اعتبار اسنادی و تکمیل فرآیند معامله مورد نیاز است. این سند مبنای تنظیم قرارداد و صدور اعتبار اسنادی قرار می‌گیرد.

پرداخت تی تی (TT)

در روش پرداخت تی تی، اینویس ممکن است الزامی نباشد، ولی وجود آن به‌عنوان یک سند ضمیمه می‌تواند مفید باشد. در این روش، فروشنده و خریدار می‌توانند بدون Proforma Invoice نیز قرارداد ببندند، اما پیشنهاد می‌شود که همیشه این سند به‌طور رسمی تهیه و دریافت شود.

---

انواع قطعات یدکی در پروفرما اینویس

قطعات یدکی مورد نظر در پروفرما اینویس

در برخی موارد، فروشنده ممکن است قطعات یدکی را نیز به اینویس اضافه کند. این قطعات شامل موارد زیر می‌شود:

1. قطعات یدکی راه‌اندازی: شامل مواردی مانند روغن و فیوز.
2. قطعات یدکی مصرفی: شامل لوازم مصرفی مانند لاستیک و فیلتر.
3. قطعات یدکی اصلی: برای تعمیر و نگهداری اصلی تجهیزات.

اهمیت توجه به قطعات یدکی

شناخت و درخواست قطعات یدکی مناسب به‌ویژه برای اولین بار، می‌تواند به مدیریت بهتر و خدمات پس از فروش مؤثر کمک کند.

---

تفاوت بین پروفرما اینویس و فاکتور فروش

در تجارت بین‌المللی، اسناد مالی نقش بسیار مهمی دارند و در فرآیند‌های صادرات و واردات استفاده می‌شوند. دو سند پرکاربرد در این زمینه “پروفرما اینویس” و “فاکتور فروش” است. اگرچه این دو سند به نظر مشابه می‌آیند، اما هر کدام نقش و کاربرد متفاوتی دارند که در این مقاله به آن‌ها پرداخته می‌شود.

تعریف پروفرما اینویس

پروفرما اینویس (Proforma Invoice) به سندی گفته می‌شود که در آن اطلاعات کالا یا خدمات موردنظر برای فروش به مشتری ذکر شده است، اما هنوز معامله به صورت نهایی انجام نشده است. این سند به عنوان پیشنهاد اولیه یا پیشنهاد پیش‌فروش به کار می‌رود و شامل جزئیات اصلی معامله مثل قیمت، شرایط پرداخت، نوع کالا، تعداد، و هزینه حمل و نقل است.

از پروفرما اینویس برای اهداف مختلفی استفاده می‌شود که شامل موارد زیر می‌شود:

• به عنوان مرجع اولیه برای خریدار برای بررسی شرایط و تصمیم‌گیری نهایی.
• استفاده در فرآیندهای بانکی و درخواست اعتبار اسنادی (LC).
• ارائه به گمرک برای ترخیص کالاهای وارداتی.

این سند هیچگونه الزام قانونی برای فروشنده ایجاد نمی‌کند، زیرا تنها یک پیش‌فاکتور است و تا زمانی که معامله نهایی نشده باشد، به عنوان یک سند مالی معتبر شناخته نمی‌شود.

تعریف فاکتور فروش

فاکتور فروش (Commercial Invoice) سندی است که پس از نهایی شدن معامله صادر می‌شود و به عنوان سندی قانونی و مالی شناخته می‌شود. این سند نشان‌دهنده تعهد قانونی فروشنده برای تحویل کالا یا خدمات به مشتری و دریافت پرداخت است. فاکتور فروش شامل اطلاعات دقیق درباره کالاها یا خدماتی است که به مشتری تحویل داده شده‌اند و معمولاً شامل موارد زیر است:

• شرح کالا یا خدمات
• قیمت نهایی
• شرایط پرداخت
• شرایط تحویل
• جزئیات حمل و نقل

فاکتور فروش به عنوان یک سند مالی معتبر برای هر دو طرف معامله و نیز برای استفاده در امور حسابداری و مالیاتی استفاده می‌شود. همچنین فاکتور فروش یکی از اسنادی است که برای ترخیص کالا در گمرک و دریافت مالیات بر ارزش افزوده مورد نیاز است.

تفاوت‌های کلیدی بین پروفرما اینویس و فاکتور فروش

در ادامه به بررسی تفاوت‌های اصلی بین پروفرما اینویس و فاکتور فروش می‌پردازیم:

۱. زمان صدور سند

• پروفرما اینویس: قبل از نهایی شدن معامله صادر می‌شود و به عنوان پیش‌فاکتور یا پیشنهاد اولیه فروشنده ارائه می‌شود.
• فاکتور فروش: پس از نهایی شدن معامله و پس از تحویل کالا یا ارائه خدمات به مشتری صادر می‌شود.

۲. ماهیت قانونی

• پروفرما اینویس: از نظر قانونی الزام‌آور نیست و تنها یک سند پیشنهادی برای بررسی معامله است. این سند برای فروشنده و خریدار تعهد قانونی ایجاد نمی‌کند.
• فاکتور فروش: از نظر قانونی الزام‌آور است و نمایانگر تعهد فروشنده برای تحویل کالا یا خدمات و دریافت پرداخت از خریدار است.

۳. هدف از استفاده

• پروفرما اینویس: به عنوان مرجع اولیه برای خریدار جهت بررسی شرایط معامله و تصمیم‌گیری نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند به خریدار امکان می‌دهد تا قبل از نهایی شدن معامله، اطلاعات دقیق‌تری از جزئیات معامله داشته باشد.
• فاکتور فروش: به عنوان سند نهایی مالی برای ثبت معامله و دریافت پرداخت از خریدار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۴. استفاده در فرآیندهای گمرکی و بانکی

• پروفرما اینویس: می‌تواند در فرآیند درخواست اعتبار اسنادی (LC) یا ترخیص کالا از گمرک به عنوان سند اولیه استفاده شود، اما تا زمانی که معامله نهایی نشود، به عنوان سند مالی معتبر محسوب نمی‌شود.
• فاکتور فروش: برای ترخیص کالا از گمرک و انجام امور مالیاتی مورد نیاز است و به عنوان یک سند مالی رسمی در فرآیندهای گمرکی به کار می‌رود.

۵. محتویات و جزئیات سند

• پروفرما اینویس: ممکن است شامل اطلاعات کلی‌تری باشد و تغییرات جزئی در محتویات آن قبل از نهایی شدن معامله امکان‌پذیر است. این سند عمدتاً برای ارائه تخمین‌های اولیه از قیمت و شرایط معامله استفاده می‌شود.
• فاکتور فروش: شامل اطلاعات دقیق و نهایی درباره کالاها یا خدمات تحویل داده شده است و نمی‌تواند پس از صدور تغییر کند. این سند برای ثبت مالیاتی و حسابداری نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مثال عملی

فرض کنید که یک شرکت واردکننده تصمیم به خرید تعداد معینی کالا از یک شرکت صادرکننده در چین دارد. در این حالت، صادرکننده ابتدا یک پروفرما اینویس به خریدار ارسال می‌کند که شامل جزئیات کالاها، قیمت‌ها، هزینه‌های حمل و نقل، و شرایط پرداخت است. این سند به خریدار کمک می‌کند تا قبل از تصمیم‌گیری نهایی درباره خرید، اطلاعات دقیق‌تری از معامله داشته باشد و در صورت لزوم تغییرات یا مذاکره بیشتری انجام دهد.

پس از توافق نهایی بین طرفین و انجام معامله، صادرکننده فاکتور فروش نهایی را صادر می‌کند. این سند به عنوان سند قانونی معامله شناخته شده و خریدار بر اساس آن پرداخت خود را انجام می‌دهد. همچنین، این سند در فرآیند ترخیص کالا از گمرک و امور مالیاتی استفاده می‌شود.

کاربردهای پروفرما اینویس و فاکتور فروش در تجارت بین‌الملل

هر دو پروفرما اینویس و فاکتور فروش نقش مهمی در تجارت بین‌المللی ایفا می‌کنند. پروفرما اینویس به عنوان سند پیش‌فروش و ابزاری برای مذاکره و نهایی کردن شرایط معامله مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند به خریدار امکان می‌دهد تا اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری را به دست آورد و شرایط بهتری را برای معامله مذاکره کند.

از سوی دیگر، فاکتور فروش به عنوان سند نهایی و مالی معامله مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند به فروشنده امکان می‌دهد تا به طور قانونی از خریدار درخواست پرداخت کند و همچنین به عنوان سند رسمی در فرآیندهای حسابداری و مالیاتی به کار می‌رود.

در نهایت تفاوت بین پروفرما اینویس و فاکتور فروش به شرح زیر است

در نتیجه، پروفرما اینویس و فاکتور فروش هر دو از اسناد مهم در فرآیندهای تجاری بین‌المللی هستند، اما هر کدام نقش و کاربرد متفاوتی دارند. پروفرما اینویس به عنوان سند پیش‌فروش و برای مذاکره و بررسی شرایط معامله استفاده می‌شود، در حالی که فاکتور فروش به عنوان سند نهایی و مالی معامله شناخته می‌شود و دارای ارزش قانونی است.

درک تفاوت‌های این دو سند به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در فرآیندهای صادرات و واردات به درستی از آن‌ها استفاده کنند و از مشکلات حقوقی و مالی جلوگیری کنند.

---

سوالات متداول در مورد پروفرما اینویس

پروفرما اینویس چیست؟

• پروفرما اینویس، پیش فاکتوری است که فروشنده به خریدار ارسال می‌کند و شامل جزئیات کالا، قیمت، و شرایط معامله است.

چه تفاوتی بین پروفرما اینویس و فاکتور فروش وجود دارد؟

• اینویس سند اولیه برای تعیین شرایط معامله است، در حالی که فاکتور فروش پس از نهایی شدن قرارداد و برای دریافت پرداخت رسمی صادر می‌شود.

پروفرما اینویس چه نقشی در بازرگانی بین‌الملل دارد؟

• این سند مبنای ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی (LC) و تنظیم قرارداد فروش است.

عبارت PI در بازرگانی به چه معناست؟

• PI مخفف Proforma Invoice است.

چرا هزینه حمل کالا باید جدا از هزینه کالا در پروفرما اینویس ذکر شود؟

• تفکیک هزینه حمل از هزینه کالا برای شفافیت در محاسبات گمرکی و جلوگیری از مشکلات مالیاتی و گمرکی ضروری است.

آیا پروفرما اینویس برای روش پرداخت تی تی (TT) الزامی است؟

• در روش پرداخت تی تی، پروفرما اینویس الزامی نیست، اما داشتن آن به‌عنوان یک سند ضمیمه مفید است.

پروفرما اینویس در روش اعتبار اسنادی (LC) چه نقشی دارد؟

• در روش اعتبار اسنادی، پروفرما اینویس به‌عنوان یکی از اسناد مورد نیاز برای گشایش اعتبار اسنادی و تکمیل معامله استفاده می‌شود.

چه مواردی باید در پروفرما اینویس درج شود؟

• شامل اطلاعات فروشنده و خریدار، شماره و تاریخ، توضیحات کالا، تعداد و قیمت، شرایط پرداخت و تحویل، و اطلاعات مربوط به حمل و بیمه است.

نتیجه‌گیری

اینویس، سندی حیاتی در بازرگانی بین‌الملل است که نقش اساسی در مراحل مختلف معامله از جمله مذاکره، تنظیم قرارداد، و صدور فاکتور فروش ایفا می‌کند. شناخت دقیق Proforma Invoice ، تفاوت‌های آن با فاکتور فروش، و نکات مهم در تهیه و استفاده از آن می‌تواند به موفقیت در معاملات بین‌المللی کمک کند.

توجه به جزئیات مانند تفکیک هزینه‌ها، اجتناب از درج تخفیف‌ها، و شناخت قطعات یدکی مورد نیاز می‌تواند به بهبود فرآیند تجاری و کاهش مشکلات احتمالی کمک کند. با مطالعه دقیق و رعایت نکات فوق، می‌توان از مزایای این سند به بهترین شکل بهره‌برداری کرد.

منبع: ویکی پدیا

تماس با ما

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان اینجا را کلیک کنید.

بیشتر بخوانید:

ترخیص کالا از گمرک به چه صورت است؟ مراحل و هزینه های ترخیص کالا از گمرک

حل اختلافات گمرکی چیست؟ | آشنایی با حل اختلافات گمرکی در ترخیص کالا

چه عواملی در تعیین مسیر گمرکی تاثیرگذار هستند؟

کارت بازرگانی چیست؟ | تعریف و اهمیت کارت بازرگانی | انواع کارت بازرگانی

کوتاژ چیست و چه کاربردی دارد؟